Ψηφιακά συνέδρια και εκδηλώσεις στην εποχή του κορωνοϊού: Ήρθαν για να μείνουν;

321

Γράφει η Κατερίνα Ραπτάκη / Navios Group of Companies

Μία από τις πολλές παράπλευρες απώλειες από την πανδημία του Covid ήταν και τα συνέδρια, οι εκθέσεις, οι ημερίδες και γενικότερα οι επαγγελματικές εκδηλώσεις με φυσική παρουσία.

Τα παραπάνω, εκτός από τη συνεισφορά τους στη διάδοση της γνώσης και της πληροφόρησης μεταξύ των στελεχών, αποτελούσαν και μια σημαντική πηγή εσόδου για κάποιες επιχειρήσεις, αλλά και ένα μέσο κοινωνικοποίησης για όλους τους εμπλεκόμενους.

Ευτυχώς η τεχνολογία με τις απεριόριστες δυνατότητές της, έδωσε για μια ακόμα φορά λύση στο συγκεκριμένο θέμα.

Διαδικτυακά και εικονικά συνέδρια, σεμινάρια, εταιρικές συναντήσεις, ακόμα και εκθέσεις, όπου κανείς συμμετέχει από τον καναπέ του σπιτιού του.

Οι διαθέσιμες πλατφόρμες, πολυάριθμες: Webex, Teams, Zoom, Google meet, Click Meeting, Hopin, Conferience… καθεμία με το δικό της fan club!

Σιγά – σιγά επιστρατεύτηκαν καινοτόμες ιδέες με σκοπό αφ’ ενός να προσελκύσουν χορηγούς και ομιλητές αλλά κυρίως για να κεντρίσουν το ενδιαφέρον των «θεατών»:

Κληρώσεις, δώρα, virtual booths, happenings, live δημοσκοπήσεις, ακόμα και διαδικτυακά παιχνίδια.

Σίγουρα όλα αυτά έχουν μέχρι στιγμής μετρήσιμα αποτελέσματα σε ό,τι αφορά τους αριθμούς: Πολλές συμμετοχές, ή, για την ακρίβεια, πολλά “logins”.

Είναι όμως η συμμετοχή το ίδιο αποτελεσματική όσο τα φυσικά events?

Εύκολα βλέπει κανείς γιατί ο κόσμος ίσως να μην προτιμά τα διαδικτυακά συνέδρια. Η προοπτική του να καθίσεις 6-8 ώρες παθητικά μπροστά σε μια οθόνη, σίγουρα δεν είναι η καλύτερη. Οι περισσότεροι (μιλώντας και από προσωπική εμπειρία!!) απλά συνδέονται και μετά συνεχίζουν τη δουλειά τους, ρίχνοντας πού και πού και μια ματιά στην οθόνη!

Ας ξεκινήσουμε από τα προφανή: Τα συνέδρια της προ-Covid εποχής συνήθως συνδυάζονταν με κάποιο δελεαστικό ταξίδι, που έδινε στην ευκαιρία στους συμμετέχοντες να ξεφύγουν λίγο από την καθημερινότητα και να επικεντρωθούν περισσότερο στο αντικείμενο της διοργάνωσης. Η προσωπική επαφή με παλιές αλλά και νέες γνωριμίες, έδινε πολλές φορές τη δυνατότητα ανταλλαγής εμπειρίας, γνώσης αλλά ταυτόχρονα δημιουργούσε και δυνατότητες επαγγελματικής συνεργασίας για τους διοργανωτές.

Εννοείται πως πίσω από αυτό λειτουργούσε μία ολόκληρη οικονομία (συνεδριακοί χώροι, ξενοδοχεία, πρακτορεία ταξιδίων, υπηρεσίες catering, ηχητικού εξοπλισμού, διερμηνείς, εταιρείες marketing κλπ).

Ειδικά στο χώρο της ναυτιλίας, λόγω του διεθνούς χαρακτήρα της αλλά και της ευελιξίας στις μετακινήσεις και τα ταξίδια, αρκετές επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνταν στο χώρο, διέθεταν ένα μέρος του ετησίου budget τους για συνέδρια, εταιρικές εκδηλώσεις ή εκθέσεις.

Χωρίς αμφιβολία, τα διαδικτυακά συνέδρια της εποχής του Covid δημιουργούν προκλήσεις για τις εταιρείες, τους ομιλητές και τους συμμετέχοντες. Μερικοί μάλιστα ισχυρίζονται ότι δεν αποτελούν απλά «αναγκαίο κακό» αλλά μια καινοτόμα στροφή της συγκεκριμένης αγοράς στην εποχή του ψηφιακού μετασχηματισμού.

Ένας από τους μεγάλους ωφελημένους είναι βέβαια το περιβάλλον! Αν συγκρίνει κανείς το ενεργειακό αποτύπωμα ενός φυσικού συνεδρίου με ενός αντίστοιχου διαδικτυακού, το αποτέλεσμα θα είναι απλά εντυπωσιακό.

Μία αξιοσημείωτη ευκολία που παρέχουν επίσης οι ψηφιακές διοργανώσεις, είναι η δυνατότητα άμεσης συμμετοχής: Δε χρειάζεται να λείψεις από το γραφείο ή ακόμα και το σπίτι, ούτε να διαθέσεις μια ολόκληρη ημέρα και μπορείς να παρακολουθήσεις μόνο τις παρουσιάσεις που σε ενδιαφέρουν, κερδίζοντας πολύτιμο χρόνο!

Ένα ακόμα προφανές πλεονέκτημα είναι ότι οι διαδικτυακές διοργανώσεις είναι προσβάσιμες από ένα ευρύτερο κοινό, προερχόμενο από διαφορετικούς «χώρους», ακόμα και γεωγραφικές περιοχές, συνεισφέροντας έτσι ποικιλοτρόπως στην ανταλλαγή καινοτόμων ιδεών, γνώσης και εμπειρίας.

Τέλος, εξοικονομούνται πολύτιμοι πόροι από τους διοργανωτές, κάτι που στη δύσκολη εποχή που διανύουμε, αποτελεί μεγάλο όφελος!

Για να ενισχυθεί η ενεργή συμμετοχή των διαδικτυακών «επισκεπτών» του συνεδρίου, έχουν δημιουργηθεί αρκετές ψηφιακές εφαρμογές που στόχο έχουν την προσομοίωση των φυσικών δυνατοτήτων μιας εκδήλωσης (προσωπική επαφή, επίσκεψη «περιπτέρου», ανταλλαγή καρτών, κληρώσεις, δώρα) αλλά και τη διατήρηση του ενδιαφέροντος του επισκέπτη κατά τη διάρκεια της διοργάνωσης.

Η AMMITEC, Σύνδεσμος Στελεχών Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών Ναυτιλιακών εταιρειών, έχει μέχρι στιγμής υποστηρίξει ως συν-διοργανωτής πολυάριθμα διαδικτυακά συνέδρια εταιρειών-χορηγών της, από την έναρξη της πανδημίας ως τώρα. Τα περισσότερα από αυτά σημείωσαν μεγάλη επιτυχία, αφήνοντας τόσο τους διοργανωτές όσο και τους συμμετέχοντες ιδιαίτερα ικανοποιημένους.

Σίγουρα είναι πολύ νωρίς για να κάνει κάποιος μία συνολική αποτίμηση της αποτελεσματικότητας των διαδικτυακών διοργανώσεων.

Είναι σίγουρο όμως πως το μέλλον θα περιλαμβάνει και τις δύο μορφές.

Οι εταιρικές / επαγγελματικές διοργανώσεις του μέλλοντος θα είναι υβριδικές.

Η φυσική παρουσία σιγά σιγά θα αποκατασταθεί, όμως οι ασφυκτικά γεμάτες αίθουσες και ο συνωστισμός στα διαλείμματα φαγητού ή στα lobby των ξενοδοχείων, πιστεύω πως ανήκουν οριστικά στο παρελθόν.

Είναι σίγουρο πως θα ενσωματωθούν οι δυνατότητες και των δύο μορφών και έτσι θα ωφεληθούν όλοι.

Η τεράστια σημασία της προσωπικής επαφής νομίζω ότι έγινε απόλυτα αισθητή μέσω της απουσίας της σε κάθε τομέα της ανθρώπινης δραστηριότητας.

Η απολύτως επιβεβλημένη απομόνωση, η αποφυγή των κοινωνικών επαφών και η τακτική τήρηση μέτρων υγιεινής και αυτοπροστασίας λόγω της εξάπλωσης του κορονοϊού έχουν αναπόφευκτες ψυχολογικές παρενέργειες σε αρκετούς ανθρώπους. Οι επιστήμονες έχουν δείξει εδώ και καιρό ότι η κοινωνική απομόνωση και η μοναξιά μπορούν συχνά να επιδράσουν αρνητικά και στη σωματική υγεία ενός ανθρώπου, όχι μόνο στην ψυχική.

Κάτω από τις τρέχουσες συνθήκες, ακόμα και η ελάχιστη φυσική διάδραση με ένα φίλο, συνάδελφο ή έστω και απλό γνωστό, μας βοηθάει να γεμίσουμε τις μπαταρίες μας και μας οπλίζει με καλή διάθεση.

Η πρόκληση είναι να καταφέρουμε να βρούμε μια ισορροπία, που να εξυπηρετεί τη στοιχειώδη ανάγκη του ανθρώπου για επικοινωνία, τηρώντας ταυτόχρονα και τους αναγκαίους κανόνες κοινωνικής αποστασιοποίησης.

Το φως στο βάθος του τούνελ είναι σίγουρα ορατό και το πιο βαθύ σκοτάδι είναι πριν από την αυγή.

Κατερίνα Ραπτάκη

Digital Transformation, Cyber Security and e-Governance specialist

Navios Group of Companies

H Kατερίνα Ραπτάκη έχει διατελέσει Διευθύντρια τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών του ομίλου εταιρειών Navios, που αποτελεί μία από τις ηγέτιδες δυνάμεις στην ποντοπόρο ναυτιλία. Ο όμιλος, που διαθέτει 4 εισηγμένες στο Χρηματιστήριο της Νέας Υόρκης εταιρείες, με παραρτήματα σε όλο τον κόσμο, κατέχει και διαχειρίζεται περισσότερα από 200 πλοία (χύδην φορτίου, τάνκερ, κοντέινερ). Έχει διατελέσει επίσης πρόεδρος της AMMITEC, της Ένωσης Διευθυντών Πληροφορικής στη Ναυτιλία.

Σπούδασε Ναυπηγός Μηχανολόγος Μηχανικός στο Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο (ΕΜΠ) και διαθέτει 34ετή εμπειρία στις τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών. Με περισσότερα από 20 χρόνια στο χώρο της ναυτιλίας, και με βαθιά γνώση και εμπειρία σε θέματα δορυφορικών συστημάτων, λογισμικού για τη ναυτιλία, επιχειρηματικής ευφυϊας (BI), ασφάλειας στον κυβερνοχώρο, διαχείρισης κινδύνων και κανονιστικής συμμόρφωσης, η Κατερίνα Ραπτάκη έχει αναλάβει διευθυντικές θέσεις στους κλάδους κατασκευών και ναυτιλίας. Διαθέτει μεγάλη εμπειρία στη διαχείριση σύνθετων και απαιτητικών έργων, στο στρατηγικό σχεδιασμό και διοίκηση ομάδων.